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MDIC recebe do CENADEM “Prêmio Melhores do Ano” pelo Gerimagem, solução desenvolvida pela SIGMA
30/09/2008
O Ministério do Desenvolvimento, Indústria e Comércio Exterior recebeu nesse mês de setembro do CENADEM (Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da Informação) o Prêmio Melhores do Ano na Categoria de Gerenciamento Eletrônico de Documentos. A solução inovadora inscrita na InfoImagem 2008 e premiada é o Gerimagem, que teve o seu desenvolvimento aperfeiçoado para o MDIC pelos profissionais da SIGMA para ser implantado nas Juntas Comerciais do país. O projeto, assistido por uma profissional especializada, certificada em Gerenciamento de Imagens (CDIA+ Certified Document Imaging Architect) e por uma equipe de analistas e programadores da SIGMA, foi muito bem aceito e está trazendo grandes avanços e modernização nas Juntas que o implantaram.
O CENADEM, que organiza a Infoimagem, tem como um de seus objetivos difundir as novas e emergentes tecnologias da informação e documentação. A premiação acontece desde 1993 para destacar profissionais e empresas que souberam mostrar para o mercado a importância da tecnologia do GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos).
O Gerimagem foi criado para facilitar o atendimento aos usuários das Juntas Comerciais com a visualização das imagens dos processos arquivados.
A analista de sistemas CDIA+ da SIGMA e líder do projeto, Adriana Seidel, lembra que o maior desafio era prover às Juntas Comerciais uma solução eficiente com baixo custo, baseada nas facilidades que as tecnologias de GED fornecem. “O Gerimagem atendeu essas necessidades. Ele oferece, entre outras funções, um ambiente visualizador de imagens e a fim de reduzir custos faz uso de uma base de dados das empresas, atualizada e mantida por um sistema já existente e associa a ele a tecnologia de Imaging Enable”, diz. Para o sucesso da implantação do projeto a Coordenação de Informática do MDIC proporcionou às Juntas servidores para armazenamento de imagens, scanners (para as Juntas que ainda não possuíam ou que não poderiam, em curto prazo, abrir processo licitatório para sua aquisição), o software de importação e visualização das imagens e consultoria especializada.
Todo o projeto foi desenvolvido pensando em modernizar e agilizar o atendimento nas Juntas Comerciais que diariamente recebem milhares de processos de inscrições, alterações e extinções de empresas que, por sua vez, devem ser registrados, analisados e arquivados. Até então, os processos eram consultados manualmente a cada solicitação de certidões e fotocópias pelos empresários, um processo por si só demorado.
Com o Gerimagem é possível visualizar os processos de forma rápida e eficaz. Cada processo é indexado separadamente, podendo ser recuperado, em questão de segundos, a partir do histórico da empresa. Além do mais, diz o diretor da SIGMA em Brasília, Heber Corradi, toda a consulta aos documentos digitais das empresas é feita de forma integrada ao SIARCO (Sistema de Registro Mercantil) . “Vale lembrar que muitos desses documentos, hoje digitalizados, têm mais de décadas”, diz Corradi. Segundo ele, o sistema inclusive faz parte de um contexto desenvolvido pelo MDIC que é a simplificação das empresas, que em linhas gerais deve desburocratizar todo processo. “Numa segunda etapa todos os dados das imagens serão disponibilizados também no CNE e assim haverá uma base nacional das empresas. Além do mais, reduzir papel é uma tendência mundial. Num futuro próximo tudo deve ser digitalizado, automatizado”. Segundo Corradi, a premiação do Gerimagem foi muito importante para o MDIC, pois foi o primeiro sistema premiado na área de Juntas Comerciais. “É uma solução inovadora. É bom lembrar que até hoje quando se falava nesse tipo de solução, em certificação digital, se pensava muito na área privada e não na área governamental. Com esse projeto, o governo está seguindo essa tendência, inovando nesse processo e é muito bom saber que a SIGMA colaborou com essa modernização”, destaca.
O Gerimagem começou a ser implantado em 2003. Hoje são 15 Juntas Comerciais que já utilizam o sistema e outras seis devem recebê-lo até o final do ano, entre elas a JUCESP (Junta comercial de São Paulo), a maior do país.
O presidente da JUCESP, Valdir Saviolli, diz que a expectativa para a implantação do Gerimagem é a melhor possível. “Antes de solicitar o programa ao MDIC consultei presidentes de outras Juntas e as informações são de que o sistema é muito bom e atende as nossas necessidades, inclusive a de tornar mais rápido os processos, algo que todas as Juntas precisam, em especial a nossa, que é a maior do país. Ou seja, se sabemos que é algo que deu certo. Se temos excelentes referências, só nos restava nos render a essa solução, afinal não queremos reinventar a roda”, diz Saviolli.
Segundo o presidente, a partir da implantação do Gerimagem o usuário deve ter uma redução dos prazos em todas as hipóteses que precisam de consultas ao arquivo, na própria análise de documentos e também em relação aos pedidos diretos de cópias de documentos, uma grande demanda da JUCESP. “Vamos integrar o Gerimagem ao nosso sistema de gerenciamento de empresas para que com um simples toque possamos ter a imagem do documento na tela do computador. Isso é grande ganho”, comemora.
Nas unidades aonde o Gerimagem já chegou a avaliação é bastante positiva. É o caso de uma das mais antigas juntas do Brasil, a do Estado do Pará. A JUCEPA implantou a solução há poucos meses e está fazendo um excelente trabalho de digitalização. Segundo o Gerente de TI da JUCEPA, Alex Coelho, em agosto do ano passado houve um treinamento com a equipe e logo começou a digitalização dos documentos dos últimos nove anos, todos em formato A4 e com identificação feita por meio de código de barras. Porém, todo acervo deve passar pelo mesmo processo e há muito trabalho pela frente, afinal são documentos que datam desde 1800. O novo trabalho deve começar até o final do ano e Alex Coelho está otimista. “O software é muito simples de usar. Para se ter uma idéia a partir do momento que o ambiente foi configurado com êxito, inclusive com suporte, não tivemos falhas,”. Ele destaca também a total integração do Gerimagem ao SIARCO. “Isso é um diferencial muito expressivo. A adaptação foi simples, a configuração de ambiente levou dois dias e a partir daí tudo estava totalmente operacionalizado”. Para ele outro ponto interessante e fundamental é que a solução é desenvolvida sob medida. “Estou muito satisfeito com o Gerimagem que é simples de usar, não apresenta dificuldades de interação, ou seja, é perfeito para as nossas necessidades”, diz.
O sistema é fornecido gratuitamente. Para que uma Junta Comercial possa implantá-lo basta solicitar ao MDIC que disponibiliza o software, além de dar o suporte para implantação e o treinamento necessário.
A boa resposta das Juntas Comerciais ao Gerimagem já era esperada pelo Coordenador de Modernização e Sistemas do MDIC, Marcus Thadeu de Oliveira Silva. “Na verdade esse sistema tem um contexto revolucionário por trazer para os ambientes das Juntas Comerciais uma nova forma de atendimento, inclusive fazendo parte da chamada REDESIM, o programa de governo que está buscando tornar mais ágil e rápido o registro de empresas no país. O Gerimagem é parte fundamental desse programa”. Ele destaca ainda a possibilidade de integração a todos os órgãos de governo e de controle. “Assim tanto os Ministérios, quanto a Receita Federal, por exemplo, poderão, desde que tenham permissão, visualizar os documentos on-line reduzindo custo e tempo. Por tudo isso, a idéia é que todas as Juntas do país possam utilizar o programa”. Num primeiro momento, 24 Juntas que usam o sistema SIARCO terão a disposição o Gerimagem. Depois, versões específicas para outras Juntas podem ser desenvolvidas, porém sempre com as mesmas funcionalidades.
O Ministro Miguel Jorge também destacou a importância do Gerimagem e parabenizou os responsáveis pelo desenvolvimento do programa.
Hoje o sistema Gerimagem está evoluindo para certificação digital. A partir da próxima versão o software já vai possibilitar que as imagens digitalizadas sejam certificadas.
Atualmente já são mais de 40 scanners de produção instalados e mais de 20 milhões de documentos digitalizados e disponíveis para os usuários das diversas Juntas. Até o final do ano pelo menos 21 Juntas devem contar com o sistema e assim com as tecnologias de GED, oferecendo um atendimento mais rápido e eficiente aos seus usuários, além de segurança, controle e facilidade de acesso aos documentos digitalizados.
A líder do projeto, Adriana Seidel lembra que o Gerimagem alavancou a utilização das tecnologias de Gerenciamento Eletrônico de Documentos para muitos estados que sentiam a necessidade de fazê-lo, mas que não tinham condições para tal. “O propósito do MDIC é que o projeto continue incorporando melhorias contínuas, garantido assim, segurança e confiabilidade ao trabalho que vem executado”, finaliza.
Fonte: Joice Hasselmann - Assessoria Sigma
